200 Dokumente pro Tag: der Agent, der für ein Family Office ablegt und zusammenfasst
Wie ein Agent die eingehenden Dokumente eines Family Office verarbeitet — ohne je eine Anlageentscheidung zu treffen.
Family Office in Genf, zwölf Personen, drei betreute Familien. Audit-Gespräch im März. Dieselbe Beobachtung wie bei anderen Häusern: die Partner verlieren gemeinsam jedes Monat eine halbe Vollzeitstelle damit, eingehende Dokumente abzulegen und zu lesen.
Hier ist der Agent, den man bauen würde — und der, den man nicht bauen würde.
Der aktuelle Ablauf
Jeden Tag erhält das Office:
- Reportings von Depotbanken (PDF, unterschiedliche Formate).
- Briefe von Privatbanken (Positionen, Transaktionen, Gebühren).
- KYC-Dokumente für gehaltene Strukturen (Statuten, Register, Vollmachten).
- Korrespondenz von Kunden sowie deren Anwälten und Steuerberatern.
Eine Assistentin legt sie nach Familie, Dossier und Datum ab. Die Partner lesen, was dringend ist, und schieben den Rest auf „später". „Später" kommt selten.
Der Agent
1. Klassifizierung. Bei jedem eingehenden Dokument (E-Mail oder Ablage in einem überwachten Ordner) ermittelt der Agent: betroffene Familie, Typ (Reporting / KYC / Korrespondenz / Steuer), Dringlichkeit, Referenzzeitraum. Er verschiebt die Datei in die richtige Ordnerstruktur und indiziert sie.
2. Zusammenfassung. Bei nicht-routinemässigen Dokumenten (Korrespondenz, ausserordentliche Briefe, Anfragen) formuliert der Agent eine ein- bis dreisätzige Zusammenfassung: wer schreibt, worüber, welche Aktion erwartet wird, bis wann.
3. Morgen-Briefing. Jeden Morgen um 7:30 Uhr erhält jeder Partner eine E-Mail mit: was gestern eingegangen ist, gegliedert nach Familie, mit den Zusammenfassungen. Drei Abschnitte: heute zu lesen, zur Information, automatisch archiviert.
Was das bringt
- Kein Stapel mehr. Alles, was gestern eingegangen ist, ist heute Morgen abgelegt.
- Gezielte Lektüre. Sie lesen das Briefing um 7:30 Uhr und wissen in fünf Minuten, was Ihre Zeit verdient.
- Sofortige Suche. Der Index erlaubt es, „den Brief vom November 2024 der Bank X betreffend Struktur Y" in Sekunden zu finden.
Was er nicht tut
- Der Agent entscheidet nie, was für die Familie wichtig ist. Er meldet; Sie entscheiden.
- Er berührt keine Anlageentscheidungen. Kein Rat, keine Empfehlung, keine Automatismen zu Positionen.
- Er verarbeitet keine sensiblen Steuer- oder Rechtsdokumente ohne menschlichen Eingriff. Diese Dokumente werden erkannt und für die Bearbeitung durch den Partner zurückgestellt.
Kosten und Zeitrahmen
Sechs bis acht Wochen für eine Bereitstellung mit Schweizer Hosting, Aktionsprotokollierung und human-in-the-loop-Sicherheitsmechanismen. Das Pilot-Projekt mit einer einzigen Familie ist in drei Wochen umsetzbar.
Ein kostenloser 30-minütiger Audit zeigt Ihnen, ob dieses Workflow-Profil in Ihrem Haus vorhanden ist — und ob der Agent sich lohnt.