Fünf Stunden pro Woche für Rechnungen — der Agent, den wir für eine Anwaltskanzlei bauen würden
Ein konkreter Fall, Schritt für Schritt — was ein Mahnungsagent tut, was er nicht tut, und was er Ihnen zurückgibt.
Anwaltskanzlei mit 20 Mitarbeitenden in der Westschweiz. Audit-Gespräch letzte Woche. Dieselbe Beobachtung wie in der Hälfte unserer Audits: Jeder Partner verbringt rund fünf Stunden pro Woche damit, unbezahlte Rechnungen zu mahnen und die daraus folgenden Klientenanfragen zu bearbeiten.
Hier ist, was wir bauen würden — nicht in der Theorie, sondern in der Praxis.
Der aktuelle Ablauf (manuell)
- Einmal pro Woche zieht die Assistentin die Liste der Rechnungen > 30 Tage aus der Buchhaltungssoftware.
- Für jede schreibt der zuständige Partner eine persönliche E-Mail — ruhiger Ton, Kontext des Mandats, passende Formulierung für den Klienten.
- Der Klient antwortet oft (Entschuldigung, Zahlungsaufschub, Einwand), und der Partner muss antworten.
- Nach 60 Tagen Eskalation: eingeschriebener Brief, manchmal Betreibung.
Die Kosten liegen nicht im Schreibaufwand — sondern im Kontextwechsel: Ein Partner, der aus einer Verhandlung heraustritt, um eine Mahnung zu schreiben, verliert die Konzentration, die er gerade aufgebaut hat.
Der Agent
Drei Schritte, einfach:
1. Lesen des Debitorenjournals. Jeden Morgen um 7 Uhr liest der Agent die Rechnungen, deren Fälligkeit vor mehr als 30 Tagen lag. Für jede prüft er: Betrag, Alter, Zahlungshistorie des Klienten, zugehöriges Mandat.
2. Entwurf der Mahnung. Der Agent schreibt einen Mahnungsentwurf im Ton der Kanzlei (wir kalibrieren den Ton anhand von 20 früheren E-Mail-Beispielen). Er wählt die Formulierung nach: Rechnungsalter, Klientenhistorie, Art des Mandats. Der Entwurf landet im Posteingang des zuständigen Partners — nicht beim Klienten.
3. Menschliche Freigabe, dann Versand. Der Partner erhält jeden Morgen eine Liste mit 3–5 Entwürfen. Für jeden: Senden, Bearbeiten oder Verschieben. Ein Klick. Der Versand erfolgt von der Adresse des Partners. Für den Klienten ändert sich nichts: Der Partner schreibt.
Was das bringt
Auf Basis einer Kanzlei mit 20 Mitarbeitenden und 4 Partnern:
- ~5 Std./Woche zurückgewonnen pro Partner beim Schreiben und Nachverfolgen.
- Schnelleres Inkasso: Mahnungen werden um 9 Uhr am Tag Fälligkeit + 30 Tage versendet — nicht am folgenden Freitag um 17 Uhr.
- Keine Verschlechterung der Klientenbeziehung: Der Mensch behält immer das letzte Wort.
Was er nicht tut
- Der Agent entscheidet nie, einen Betreibungsbrief zu schicken. Bei Mandaten > 60 Tage meldet er, entscheidet nicht.
- Er bearbeitet keine Einwände: Wenn ein Klient mit einer Rechtsfrage antwortet, antwortet der Partner.
- Er erstellt kein Klienten-Scoring. Er entwirft und schlägt vor; die Entscheidung bleibt menschlich.
Kosten und Zeitrahmen
Ein solcher Agent wird in 2 Wochen prototypisiert und in 4–6 Wochen mit Absicherungen, Monitoring und Feedback-Schleife produktiv eingesetzt. Der ROI ist in 3–4 Monaten in diesem Umfang erreicht.
Ein kostenloser 30-minütiger Audit reicht aus, um zu prüfen, ob ein solcher Ablauf in Ihrem Betrieb existiert — und ob der Agent sich für Sie konkret lohnt.